Service
Externalisation de la gestion des notes de frais
Pour les entreprises qui ne veulent déléguer que ce poste. Nous prenons en charge l'intégralité du cycle : collecte, contrôle de conformité, saisie, archivage et reporting.
Réponse sous 24 h ouvrées
Le traitement manuel coûte plus cher qu'il n'y paraît.
Une note de frais mal traitée ne se contente pas de vous faire perdre du temps. Elle immobilise la trésorerie de votre collaborateur, retarde son remboursement, dégrade son rapport à l'entreprise. Et si le justificatif est non conforme ou l'indemnité mal calculée, elle vous expose à une requalification lors d'un contrôle CCSS ou ACD.
Au Luxembourg, deux règles reviennent systématiquement dans les dossiers mal cadrés :
- Un remboursement kilométrique au-delà de 0,30 €/km est requalifié en avantage en nature — donc imposable et soumis à cotisations sociales.
- Les indemnités forfaitaires versées à un salarié ne peuvent excéder ce que perçoit un fonctionnaire luxembourgeois dans la même situation.
Ces deux règles suffisent à transformer une pratique interne installée depuis des années en redressement.
Le cycle complet, pas seulement la saisie.
- Collecte des justificatifs
- Via l'application G-Expense, au moment de la dépense.
- Contrôle de conformité
- Barème kilométrique, plafonds applicables, cohérence des pièces, TVA récupérable.
- Saisie et imputation
- Dans le respect de votre plan comptable et de vos règles internes.
- Traitement des non-conformités
- Nous identifions les pièces manquantes ou irrégulières et nous les réclamons directement au collaborateur concerné.
- Dépenses engagées à l'étranger
- Conversion des devises, TVA étrangère récupérable et frais de séjour plafonnés selon le pays de destination.
- Décompte des jours frontaliers
- Les jours de mission à l'étranger sont comptabilisés au titre des seuils fiscaux et sociaux.
- Archivage légal
- Conservation des pièces sous forme dématérialisée, restituables à tout moment.
- Reporting mensuel
- État des dépenses par collaborateur, par poste, et écarts par rapport à votre politique interne.
Déplacements à l'étranger
Une dépense engagée hors du Luxembourg ne se traite pas comme les autres.
Dès qu'un collaborateur franchit la frontière, plusieurs règles changent en même temps. C'est là que les dossiers dérapent, et c'est aussi là que de l'argent se perd sans que personne ne s'en aperçoive.
- Justificatifs en devise étrangère
- Le montant doit être converti au taux applicable à la date de la dépense et rattaché au bon exercice. Une conversion approximative fausse la déduction.
- TVA payée dans un autre État membre
- Elle ne se récupère pas sur votre déclaration luxembourgeoise : elle suit une procédure de remboursement distincte, à déposer avant le 30 septembre de l'année suivante. Passé ce délai, la TVA est définitivement perdue.
- Frais de séjour plafonnés par pays
- Les indemnités forfaitaires versées pour un déplacement à l'étranger restent bornées par le barème applicable à un fonctionnaire luxembourgeois pour le pays concerné.
- Jours décomptés pour vos frontaliers
- Chaque journée passée à l'étranger alimente aussi le compteur des 34 jours. Nous rattachons le décompte à la dépense, et non l'inverse.
Nous accompagnons des entreprises établies au Luxembourg. Les déplacements de leurs collaborateurs, eux, n'ont pas de limite géographique.
Un tarif indexé sur votre volume réel.
Vous ne payez que pour les collaborateurs qui soumettent effectivement des notes de frais dans le mois — pas pour votre effectif total. Un cabinet de quarante personnes dont huit se déplacent ne paie que pour huit.
- Indépendant, auto-entrepreneur
- À partir de 89 €/mois
- PME
- À partir de 245 €/mois
Un mois de vos notes de frais. Un rapport chiffré. Gratuit.
Avant toute proposition commerciale, nous analysons un mois de vos notes de frais existantes et nous vous remettons un chiffrage : erreurs, écarts, non-conformités, économie réalisable.
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